|
Впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування. [30; 184].
У зв’язку з комп’ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. [28; 18].
Люди завжди намагалися в певний спосіб зафіксувати свої знання, для того щоб передати накопичену інформацію іншим. Розвиток документа як засобу фіксування інформації тісно пов’язаний із прогресом людства. Від наскельних зображень людина переходить до клинописних табличок, використання папірусу, пергаменту, паперу. Спочатку люди пишуть гусячим пером, а згодом винаходять металеві. Набагато пізніше масове розмноження документів почали здійснювати в друкарнях. Однак окремі документи ще довго виготовляли рукописним способом, і лише винайдення механічної друкарської машини, яку стали широко використовувати з кінця XIX ст., дало змогу механізувати процес створення документів. Потім з’явилися електричні друкарські машини, набагато зручніші та швидкодійніші, ніж механічні, які полегшили працю друкарок. У другій половині XX ст. Розпочалося впровадження електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), які спочатку призначалися для виконання складних обчислень. І нарешті в 1946 р. Створено перший комп’ютер – ENIAC, маса якого становила 30 тонн. Уже в 1968 р. У світі налічувалося близько 30 000 комп’ютерів. Це були переважно великі універсальні ЕОМ і „міні-комп’ютери” розміром як побутовий холодильник. Програми в них вводили за допомогою перфокарток. [29; 76].
Робота з документами завжди вимагала значних затрат праці, що було пов’язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення до нього змін чи виправлень. Із появою електронних друкарських машин, оснащених запам’ятовувальним пристроєм (ЗП), цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп’ютерів радикально змінило процес підготування документів і діловодство в цілому. [32; 197].
Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування персональних комп’ютерів у сфері управлінської діяльності – це створення документів, тобто фіксація інформації.
Коли документ надсилають адресатові комп’ютерними мережами, персональний комп’ютер стає засобом комунікації (для передавання документів у середині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань – другий напрям використання комп’ютера.
Одержані документи треба опрацювати, зареєструвати та проконтролювати хід їх виконання. Розв’язання цих завдань за допомогою спеціальних програмних забезпечень становить третій напрям використання персональних комп’ютерів.
І, нарешті, четвертий напрям – це зберігання інформації, тобто організація схоронності документів. Компактність зберігання, швидкий пошук потрібного документа, формування добірок документів заданої тематики – все це досягається завдяки створенню електронного архіву. [7; 135].
Організація управління за наших часів неможлива без застосування комп’ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп’ютери. Це спрощує та прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.[7; 133].
Метою даної дипломної роботи є огляд та аналіз літератури, присвяченої питанню технологій документування інформації.
Завдання можна розділити на кілька пунктів:
розкрити поняття технологій документування інформації,
проаналізувати етапи розвитку технологій документування інформації,
визначити види та проблеми використання технологій документування інформації.
Об’єктом дослідження є документування інформації.
Предмет дипломної роботи – особливості технологій документування інформації.
Новизна дипломної роботи полягає в тому, що вона є спробою комплексного дослідження розвитку технологій документування інформації.
Структура роботи підпорядкована меті, складається з чотирьох розділів (другий містить два підрозділи, четвертий – шість)
У цей час комп’ютер використовується у всіх сферах діяльності людини. У зв’язку із цим дуже актуальним є огляд основних видів сучасних ЕОМ та розвитку технологій документування інформації, що й обумовило мій вибір теми дипломної роботи.
РОЗДІЛ 1
ОГЛЯД ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
Питання необхідності вивчення технологій документування інформації стоїть давно. Безліч вчених працювали над цим.
Діденко А.Н. у праці „Сучасне діловодство” розглядає поняття документованої інформації – інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації.
Поява інформатики на „горизонті” сучасної науки виявилася несподіваною в різних аспектах і для багатьох дослідників. Багато хто поспішає додати їй риси загальності, визначити відношення її до кібернетики, підкреслити природу її „безпаперовості” та ін. В той же час курс сучасних лекцій по інформатиці вже декілька років є нормативними у ряді вузів і на його основі розроблені інші прикладні курси лекцій. В найближчі роки розробка сучасної інформатики повинна стати і стане центральною науковою тематикою багатьох інститутів теоретичного і прикладного напрямів. Становлення як фундаментальної науки в даний час цілком закономірно, але, на жаль, відбувається з великим спізненням. Багато фахівців і вчених, що стояли біля витоків побудови методології створення АІС на базі ЕОМ, не розглянули вчасно майбутню основу сучасної автоматизації. Вони вважали, що бази даних (БД) і системи управління ними (СУБД) „покриють” всі прикладні проблеми створення АІС і стануть універсальним інструментарієм реалізації інформаційних процесів, візьмуть на свої „плечі” сучасну інформатизацію у всіх наочних областях на багато десятиріч.
Автоматизація як наукова проблема і її „матеріалізація” в науково-технічній революції можуть бути охарактеризовані трьома видами автоматизації: технологічних процесів, процесів управління, проектування і наукових досліджень.
На третьому етапі почалася автоматизація творчих процесів в достатньо широкому значенні, що зажадало цілком по-новому ставити і вирішувати задачі побудови обчислювальних і інформаційних систем. [7; 134]
С.В. Назаров розглянув структуру технологій документування інформації:
Сучасна технологія документування інформації, основана на комп’ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:
комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;
система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;
система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності. [18; 207]
Кудряєв В.А. у підручнику „Организация работы с документами” вважає, що інформаційна технологія виникла на Землі кілька мільйонів років назад разом з першими прийомами спілкування (нечленороздільними звуками, мімікою, жестами, дотиками) наших далеких предків. При цьому забезпечувався тільки обмін інформацією між індивідами. Разом з виникненням мови (близько 100 тисяч років назад) виникла можливість накопичення інформації, поки що індивідуального, в пам’яті людини.
Наступний етап – виникнення писемності (5 – 6 тисячоліть до н.е.), що дав людству колективну (суспільну) пам’ять. Поява писемності дозволила реалізувати повний набір процесів циркуляції та переробки інформації: її збір, передачу, переробку, зберігання та доведення. Ці можливості відкрила фіксація інформації на матеріальних носіях.
Новим етапом стало створення у X – IX ст. до н.е. фінікійського алфавіту. Революційний по суті та багато етапний за часом перехід до алфавітних систем закінчується у VIII ст. до н. е. створенням на основі фінікійського письма грецького алфавіту – основи всіх західних письмових систем. Зручність цієї інформаційної символіки сприяла розповсюдженню писемності у давньогрецькому світі. Удосконаленню алфавітної писемності послугувало введення у II – I ст. до н.е. в Олександрії початку пунктуації. Розвиток письмової символіки закінчується в Європі в XV ст. створенням пунктуації сучасного вигляду. Удосконаленню мови сприяла поява давньогрецьких термінів наукового характеру на основі розмовної мови, завдяки чому почалося усунення інформаційної надлишковості. У період Відродження давньогрецька та латинська мова слугували стрижневою основою для створення національних за формою та спеціальних за змістом термінологічних систем у різних галузях знань. У період технічної революції (кінець XIX ст.) термінологічні системи значно розширюються за об’ємом, упорядковуються за рахунок фундаментального переосмислення законів природи та суспільства, проходить дифузія термінів між галузями знань.
Автори підручнику „Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології” роблять висновок розгляду еволюції системи подання інформації, відзначають загальну тенденцію до створення найбільш раціональних форм людської (наднаціональної) інформаційної символіки. У найбільш важкодоступній лінгвістичній галузі це реалізується запровадженням машинних мов. [9; 116]
Розвиток інформаційних технологій окрім системи подання інформації був пов’язаний з удосконаленням засобів інформаційних комунікацій. Вони виникли при появі людської мови, яка стала нематеріалізованою несучою інформацією. Початок цієї фази без сумніву можна вважати першим інформаційним вибухом в історії інформаційної
технологічної цивілізації. Протягом наступної фази – допаперової – інформаційні вибухи характеризували перехід до все більш досконалих носіїв: запис на камінні дозволила вперше отримати ефект безособовості процесу передачі інформації, закріпленої назавжди у визначеному місці; перехід до записів на сирих глиняних табличках та дерев’яних дощечках з 4-го тисячоліття до н.е. надав інформаційним комунікаціям динамічний характер (камінь зберігає значення носія символічної монументальної інформації); винайдення папірусу (з 3-го тисячоліття до н.е.) значно підвищує одиничну місткість носія та його розподільну здатність завдяки великій площі свитка та можливості застосовувати фарби; поява пергаменту (ІІІ ст. до н.е.) завершує допаперову фазу новим інформаційним вибухом: з’являється оптимальний носій інформації – книга (ІV ст. до н.е.).
Новий етап у розвитку технологій документування інформації, пов’язаний з технічною революцією кінця ХІХ ст., характеризується створенням поштового зв’язку як форми стабільних міжнародних комунікацій (Всезагальна поштова спілка з 1874 р. Та Всесвітня поштова конвенція з 1878 р.), фотографії (1839 р.), винайденням телеграфу (1832 р.), телефону (1876 р.), радіо (1895 р.), кінематографу (1895 р. ), а пізніше – безпровідної передачі зображення (1911 р.) та промислового телебачення (з кінця 20-х рр.). У розвитку інформаційних комунікацій настав період створення загальносвітової системи зосередження, зберігання та швидкодійної передачі інформації в найбільш зручній для користувача формі. Це перетворило інформацію в рухому силу технічного, соціального та економічного прогресу, визначило її провідну роль на етапі сучасної технологічної революції, яка надає... |
|