|
Класифікація листів
Лист – це поширений вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують:
листи-прохання;
листи-звертання;
листи пропозиції;
листи-запити;
листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
листи-попередження;
листи-нагадування;
листи-підтвердження;
листи-відмови;
супровідні листи;
гарантійні листи;
листи-розпорядження;
листи-повідомлення.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.
Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніковані. Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя.
Це найпоширеніший вид документації в системі управління: в загальному обсязі документації установ листування займає 80%. Лист охоплює велику кількість різноманітних тем.
Так, діловий лист є одним з важливих каналів зв’язку промислового підприємства з зовнішнім світом. Через листування ведуться переговори, виясняються стосунки між підприємствами, виставляються претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності (правда, останнім часом значну частину своїх функцій лист віддав телеграмі й телефонній розмові).
Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і і виконання цього документу.
Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього багато часу і зусиль.
Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу: будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним.
2 ОСНОВНА ЧАСТИНА
2.1 СЕКРЕТАРСЬКА СПРАВА
Ділове листування
2.1.1 Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:
1) Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.
2) Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.
3) Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.
4) Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому
правом) кутку.
5) Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа.
Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.
6) Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
7) Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів вказують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:
Розрахунковий рахунок №3467059 у Залізничному УСБ м. Києва, МФО 322034
8) Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.
9) Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Наприклад:
Друкарня видавництва «Україна» Савченку І.П.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому. Наприклад:
Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63 Бондаренку П.П.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:
Директорові загальноосвітньої середньої школи № 1
Генеральному директорові заводу «Термінал»
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:
Ректорові Дніпропетровського державного університету проф. Степанишину Л. П.
До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам’ятати:
якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу і прізвища службової особи. Наприклад:
Правління ЖБК " Мир-98 "
Відділ кадрів
Васильченку Ф.К.
254060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2
Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент-назву установи, підрозділу, посаду, прізвище
та ініціали особи, поштову адресу - - подають з нового рядка і з великої Літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім вказують «Куди».
10) Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.
11) Відмітку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:
Додаток: на 4 арк. у 2 примірниках
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою па кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додатки:
1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в І прим. 2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у І прим.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку на 10 аркушів
12) Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:
Генеральний директор Голова оргкомітету
Є.Г. Прокоф’єв (Підпис) Г.К. Мусієнко
Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:
Директор видавництва «Освіта» (Підпис) С.В. Лосєв
2.1.2 Вимоги до тексту листа
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:
правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з’являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;
змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів’я, двозначності;
послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв’язок:
Хотіли б також: нагадати про... Водночас хочемо наголосити на...
Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...
Вважаємо за доцільне (потрібне)...
Хотілося б звернути Вашу увагу...
Не зайвим буде нагадати...
Крім зазначених вище причин...
При нагоді просимо Вас...
Зважте також і на те...
Принагідна хотіли б...
Ми також намагаємося...
Ще раз хочемо подякувати Вам...
Необхідно зазначити й те, що...;
Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах - поділ тексту, на абзаци.
Абзац - це відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної частини листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він указує на перехід від однієї думки до іншої. Абзац у листах має становити три інтервали від поля.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);
2) фраза (викладається головна інформація абзацу);
3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці). Наприклад:
Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції "Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для.мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.
Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідна співпрацювати.
З повагою...
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;
доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.
Пам’ятайте:
висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад:
Ви ще не висловили своїх пропозицій –Вами ще не висловлені пропозиції.
Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.
Етикет ділового листування
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний/а (ім’я та по батькові)!
Шановний/а пане (пані)...!
Шановні панове (колеги)!
Вельмишановний добродію!
Глибоко шановний пане!
У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.
Високо достойний... |
|